RFID智能档案管理系统

设计方案

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一、?档案管理的现状与问题

近年来，我国档案管理事业取得了长足的发展，档案管理事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统保密档案管理手段与技术所导致的问题日益突显：?

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1.?保密档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长?

　　传统方式下，保密档案入馆后先需进行分类、排序，并去装钉，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量活劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放、一隅得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案盒誊写多为简单、重复性劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。?

2.?档案存放次序较易被打乱

虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。?

3.?档案查阅耗时长?

随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。?

4.?档案的盘点操作不科学?

由于档案数量众多，且档案材料都封装在文件夹或档案盒内，因此在盘点档案时一般只清点文件夹或档案盒的数量。但在每个文件夹档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反映文件和档案储存的真实信息。如果要拆开每个文件夹或档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。?

5.?对失效文件和档案的管理滞后?

有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此，超过有效期限的档案是没有任何价值的，需要经常性销毁以减少对档案库存资源的占用。但是，由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效档案不能被及时发现和处理。因此，很多已过保存期限的旧文件或旧档案仍然和有效文件或档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。?

鉴于这种现状，文件档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID（无线射频识别技术）技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。

二、?RFID技术应用于档案管理的方案设计??

1.?RFID技术简介

RFID（Radio?Frequency?Identification），即无线射频识别，是兴起于20世纪90年代的一项自动识别技术。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是它明显特征。在实际应用中，读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。

2.?将RFID技术应用于档案管理，有着以下优点：?

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